Innkjøpspolitikk

Dette betyr at:

• innkjøp er riktig materiell, i riktig mengde, i riktig tilstand, på rett sted, til riktig tid, på riktige vilkår og til riktig kostnad.
• alle innkjøp av varer og tjenester fortrinnsvis skal skje gjennom virksomheter som har tariffestede lønns- og arbeidsvilkår.
• ved innkjøp av varer og tjenester skal det legges betydelig vekt på miljøhensyn og etisk handel.

Etiske prinsipper ved innkjøp

Fellesforbundets arbeid med innkjøp skal preges av ærlighet og profesjonalitet. Vi skal behandle våre leverandører slik vi selv ønsker å bli behandlet.

Dette betyr at:

• vi er bevisst at vår opptreden utad, som innkjøpere, blir identifisert med Fellesforbundet.
• vi skal overholde de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og regler samt vedtak fattet i Fellesforbundets organer.
• våre innkjøpere skal påvirkes gjennom holdningsskapende arbeid til å sette naturlige grenser for hva som kan mottas av gaver eller fordeler fra leverandører, og våre leverandører skal akseptere og respektere dette.
• vi skal arbeide for å påvirke våre faste leverandører til å ta del i ansvaret for arbeidsforholdene på produksjonsstedet, jfr. retningslinjer for etisk handel i Fellesforbundet.

Fellesforbundets forhold til leverandører

Leverandørene er et viktig ledd i verdikjeden. Gjensidig tillitt skal tilstrebes. Vi skal benytte leverandørstrategier for å velge hvordan leverandørmarkedet skal tilnærmes og behandles med hensyn til type relasjon mellom partene, kjøpsatferd og langsiktighet/kortsiktighet. Fellesforbundets innkjøpspolitikk, herunder retningslinjer for etisk handel, skal legges til grunn for innkjøp av varer og tjenester når det gjelder valg av leverandør.

Dette betyr at:

• vi skal ha systematiske oppfølgingsaktiviteter og evalueringer av våre faste leverandører.
• vi forventer at leverandørene har evne og vilje til å foreslå og gjennomføre forbedringer og/eller alternative løsninger som ivaretar behov innenfor de rammer som er nedfelt i vår innkjøpspolitikk.

Gjennomføring av innkjøp

Innkjøpsprosessen er de aktiviteter som må gjennomføres fra et innkjøpsbehov oppstår til det er tilfredsstilt, det vil si ut garantitiden. I praksis er dette aktiviteter knyttet til forberedelse, kjøp og kontroll. Alle faser i dette arbeidet er like viktige for at innkjøpet skal gjøres på best mulig vilkår og på best mulig måte.

Dette betyr at:

• vi i forberedelsesfasen legger vekt på å definere det egentlige behovet som skal dekkes, hvordan behovet kan dekkes, bestemme kjøpskriterier (vilkår), avgjøre på hvilken måte anskaffelsen skal gjøres, tenke gjennom hvilke betingelser som skal gjelde for kjøpet, vurdere leverandører, velge leverandør, forhandle med valgt leverandør.
• vi i kjøpsfasen skal dokumentere hva som avtales.
• vi i kontrollfasen følger opp leveransen og sikrer at leveransen er i henhold til det som er avtalt og følger opp det som er innkjøpt gjennom hele garantitiden.

Organisering og koordinering av innkjøp

Innkjøp må organiseres slik at våre ressurser benyttes på best mulig måte.

Dette betyr at:

• vi skal utvikle gode samarbeidsforhold mellom dem som er berørt av innkjøpet.
• vi skal jobbe for å utvikle gode rammeavtaler og samordne innkjøp der dette er hensiktsmessig.
• vi skal ha kompetanse på innkjøp og logistikk

Etisk handel

Etisk handel er samfunnsansvarlig næringsvirksomhet som ivaretar menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø i hele verdikjeden. Etisk handel krever kontinuerlig arbeid for forbedringer av sosiale og miljømessige forhold knyttet til produksjon av varer og tjenester. Etisk handel innebærer å ta samfunnsansvar i vid forstand, gjennom å motarbeide ulovlig og uetisk atferd på ulike områder.

Intensjonen i retningslinjene som er utarbeidet av IEH (Initiativ for Etisk Handel) ligger til grunn for Fellesforbundets egne retningslinjer:

• Fellesforbundet skal påvirke sine leverandører til å ta ansvar for etisk handel gjennom å ha egne retningslinjer, som omfatter hele verdikjeden.
• Fellesforbundets faste leverandører skal forelegges IEHs retningslinjer og redegjøre for sitt forhold til etisk handel.

- Dersom leverandørene ikke viser evne og vilje til å ta del i samfunnsansvaret knyttet til etisk handel, skal man forsøke å finne en annen leverandør av tjenesten.

Retningslinjene gjelder for alle som foretar innkjøp på vegne av Fellesforbundet.