Fellesforbundets innkjøpspolitikk

Forbundet skal tilstrebe langvarige leverandørforhold med leverandører som viser særlig vilje og evne til å jobbe med positiv utvikling i leverandørkjeden.

Fellesforbundets hovedmål for innkjøp er å sikre nødvendige produkter og tjenester fra eksterne leverandører for å drive, vedlikeholde og administrere Fellesforbundets aktiviteter. Dette skal gjøres på best mulige vilkår både for Fellesforbundet og for vår verdikjede.

Dette innebærer:

• Innkjøp skal være riktig materiell, i riktig mengde, i riktig tilstand, på rett sted, til riktig tid, på riktige vilkår og til riktig kostnad.
• Alle innkjøp av varer og tjenester skal fortrinnsvis skje gjennom virksomheter med tariffestede lønns- og arbeidsvilkår.
• Ved innkjøp av varer og tjenester skal det legges betydelig vekt på miljøhensyn og bærekraftig forretningspraksis.

Etikk i innkjøp

Fellesforbundets arbeid med innkjøp skal preges av ærlighet og profesjonalitet. Vi skal behandle våre leverandører slik vi selv ønsker å bli behandlet.

Dette betyr at:

• Vi er bevisst at vår opptreden som innkjøpere blir identifisert med Fellesforbundet.
• Vi skal overholde gjeldende lover, forskrifter og regler samt vedtak fattet i Fellesforbundets organer.
• Våre innkjøpere skal gjennom holdningsskapende arbeid sette naturlige grenser for hva som kan mottas av gaver eller fordeler fra leverandører, og våre leverandører skal akseptere og respektere dette.
• Vi skal arbeide for å påvirke våre faste leverandører til å ta del i ansvaret for arbeidsforholdene på produksjonsstedet, i tråd med retningslinjer for bærekraftig forretningspraksis i Fellesforbundet.

Fellesforbundets forhold til leverandører

Leverandørene er et viktig ledd i verdikjeden. Gjensidig tillit skal tilstrebes. Vi skal bruke leverandørstrategier for å velge hvordan leverandørmarkedet skal tilnærmes og behandles med hensyn til type relasjon mellom partene, kjøpsatferd og langsiktighet/kortsiktighet.

Fellesforbundets innkjøpspolitikk, inkludert retningslinjer for bærekraftig forretningspraksis, skal legges til grunn for valg av leverandører ved innkjøp av varer og tjenester.

Dette innebærer at vi skal:

• Tilstrebe langvarige og gjensidige relasjoner med våre leverandører.
• Ha systematiske oppfølgingsaktiviteter og evalueringer av våre faste leverandører.
• Forvente at leverandørene har evne og vilje til å foreslå og gjennomføre forbedringer og/eller alternative løsninger som ivaretar behov innenfor rammene i vår innkjøpspolitikk.

Gjennomføring av innkjøp

Innkjøpsprosessen omfatter aktiviteter fra et innkjøpsbehov oppstår til det er tilfredsstilt, inkludert garantitiden. Dette innebærer aktiviteter knyttet til forberedelse, kjøp og kontroll. Alle faser i dette arbeidet er viktige for å sikre at innkjøpet gjøres på best mulig vilkår og måte.

Dette innebærer at vi skal:

• I forberedelsesfasen legge vekt på å definere behovet, hvordan det kan dekkes, bestemme kjøpskriterier, avgjøre anskaffelsesmetode, vurdere leverandører, velge leverandør og forhandle. Mulighet for gjenbruk av tidligere innkjøp skal også vurderes.
• Dokumentere det som avtales gjennom hele innkjøpsfasen.
• Følge opp leveransen for å sikre at den er i henhold til avtalen, dette gjelder også gjennom hele garantitiden.

Organisering og koordinering av innkjøp

Innkjøp må organiseres slik at våre ressurser brukes best mulig.

Dette innebærer at vi skal:

• Utvikle gode samarbeidsforhold mellom de som er berørt av innkjøpet.
• Jobbe for å utvikle gode rammeavtaler, og samordne innkjøp der det er hensiktsmessig.
• Ha relevant kompetanse på innkjøp og logistikk.

Retningslinjer for bærekraftig forretningspraksis i Fellesforbundet

Intensjonen i retningslinjene fra Etisk handel Norge ligger til grunn for Fellesforbundets egne retningslinjer.

Bærekraftig forretningspraksis innebærer samfunnsansvarlig næringsvirksomhet som ivaretar menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø i hele verdikjeden. Etisk handel krever kontinuerlig arbeid for forbedringer av sosiale og miljømessige forhold knyttet til produksjon av varer og tjenester. Bærekraftig forretningspraksis innebærer å ta samfunnsansvar i vid forstand, gjennom å motarbeide ulovlig og uetisk atferd på ulike områder.

• Fellesforbundet skal påvirke sine leverandører til å ta ansvar for bærekraftig forretningspraksis gjennom egne retningslinjer som omfatter hele verdikjeden.
• Fellesforbundets faste leverandører skal forelegges Etisk handel Norges retningslinjer og redegjøre for sitt forhold til bærekraftig forretningspraksis.
• Dersom leverandørene ikke viser evne og vilje til å ta del i samfunnsansvaret knyttet til bærekraftig forretningspraksis, skal vi forsøke å finne en annen leverandør av tjenesten.

Retningslinjene gjelder for alle som foretar innkjøp på vegne av Fellesforbundet.